Privacyverklaring Hartwerk

Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2026

Bij Hartwerk staat persoonlijke aandacht centraal. Dat geldt niet alleen voor mijn behandelingen en begeleiding, maar ook voor de manier waarop ik met jouw persoonsgegevens omga.

Wanneer je contact met mij opneemt of bij mij in behandeling komt, vertrouw je mij persoonlijke en soms medische informatie toe. Ik vind het belangrijk dat deze informatie zorgvuldig en vertrouwelijk wordt behandeld.

In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens Hartwerk verwerkt, waarom deze gegevens nodig zijn, hoe ze worden beschermd en welke rechten je hebt.

Hartwerk verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Hartwerk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Hartwerk – Praktijk voor Energetische Therapie

Behandelend therapeut: Antje Bouma-Wouda

Wispel 17
9204 BA Drachten

Telefoon: 06 54 22 66 48
E-mail: info@hartwerk.frl
Website: www.hartwerk.frl

KvK-nummer: 55360939
BTW-nummer: NL001433839B14

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Hartwerk?

Hartwerk verwerkt persoonsgegevens wanneer je contact opneemt, een afspraak maakt of gebruikmaakt van mijn behandelingen en begeleiding.

Afhankelijk van de situatie kan het gaan om:

Voor- en achternaam
Adres en woonplaats
Geboortedatum
Telefoonnummer
E-mailadres
Verzekeringsgegevens en/of polisnummer
Gegevens over afspraken en behandelingen
Informatie over je gezondheidstoestand
Gegevens over uitgevoerde onderzoeken en behandelingen
Financiële en administratieve gegevens
Informatie die je zelf verstrekt via e-mail, telefoon of het contactformulier
Technische gegevens over het gebruik van de website

Omdat Hartwerk therapeutische behandelingen aanbiedt, kunnen ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder gezondheidsgegevens.

Met deze gevoelige gegevens wordt extra zorgvuldig omgegaan.

3. Cliëntendossier en medische gegevens

Voor een goede behandeling leg ik, Antje Bouma-Wouda, als behandelend therapeut een cliëntendossier aan.

In dit dossier worden gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige behandeling.

Het dossier kan onder andere bevatten:

Aantekeningen over je gezondheidstoestand
Informatie over klachten en persoonlijke omstandigheden
Gegevens over uitgevoerde onderzoeken
Informatie over behandelingen en het verloop daarvan
Andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de begeleiding en behandeling

Wanneer dit voor je behandeling noodzakelijk is, kan ik met jouw expliciete toestemming relevante informatie opvragen bij andere zorgverleners, bijvoorbeeld je huisarts.

Voor zover de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) van toepassing is, houd ik rekening met de wettelijke verplichtingen die daaruit voortvloeien.

Bij de verwerking van gezondheidsgegevens houd ik rekening met de aanvullende bescherming die de privacywetgeving aan deze gegevens biedt.

4. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim

Ik vind het belangrijk dat je in vertrouwen kunt vertellen wat er speelt.

Daarom ga ik zorgvuldig om met je persoonlijke en medische gegevens.

Dit betekent onder andere dat ik:

Persoonlijke en medische gegevens vertrouwelijk behandel.
Passende maatregelen neem om onbevoegde toegang te voorkomen.
Alleen gegevens vastleg die noodzakelijk zijn voor de behandeling.
Informatie niet zonder geldige grondslag met anderen deel.
De geldende geheimhoudingsverplichtingen naleef.

Als behandelend therapeut heb ik als enige rechtstreeks toegang tot de inhoud van jouw cliëntendossier.

Ik ben gebonden aan mijn professionele geheimhoudingsplicht en, voor zover wettelijk van toepassing, het medisch beroepsgeheim.

Wanneer informatie met andere zorgverleners moet worden gedeeld, gebeurt dit volgens de toepasselijke wettelijke regels en, waar vereist, met jouw expliciete schriftelijke toestemming.

5. Waarvoor worden jouw gegevens gebruikt?

Hartwerk verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Behandeling en begeleiding

Om je goed te kunnen behandelen en begeleiden, afspraken vast te leggen en het verloop van de behandeling bij te houden.

Contact en communicatie

Om vragen te beantwoorden, afspraken te plannen en contact met je te onderhouden.

Overleg en verwijzing naar andere zorgverleners

Wanneer dit nodig is voor de behandeling, kunnen relevante gegevens worden gedeeld met andere zorgverleners, bijvoorbeeld na afronding van de therapie of bij een verwijzing naar een andere behandelaar.

Dit gebeurt alleen met jouw expliciete schriftelijke toestemming, tenzij een andere wettelijke grondslag van toepassing is.

Waarneming tijdens afwezigheid

Wanneer waarneming tijdens mijn afwezigheid nodig is, kunnen noodzakelijke gegevens beschikbaar worden gesteld voor een zorgvuldige voortzetting van de begeleiding, met inachtneming van de toepasselijke privacy- en geheimhoudingsregels.

Intercollegiale toetsing

Gegevens uit het dossier kunnen in geanonimiseerde vorm worden gebruikt voor intercollegiale toetsing en professionele kwaliteitsverbetering.

Financiële administratie

Een beperkt deel van de gegevens uit je dossier wordt gebruikt voor het opstellen van facturen en het bijhouden van de financiële administratie, eventueel met ondersteuning van een administrateur of boekhouder.

Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale administratie- en bewaarplichten.

Verbetering van de website

Om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de website waar nodig te verbeteren.

Wanneer ik persoonsgegevens voor een ander doel wil gebruiken, informeer ik je hierover en vraag ik waar nodig vooraf jouw expliciete toestemming.

6. Op welke wettelijke grondslagen worden gegevens verwerkt?

Hartwerk verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van het doel kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens nodig zijn om de overeengekomen behandeling of dienstverlening uit te voeren.
Wettelijke verplichting: wanneer gegevens moeten worden verwerkt of bewaard op grond van de wet.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor een zorgvuldige bedrijfsvoering of beveiliging van de website, voor zover jouw belangen en rechten niet zwaarder wegen.
Toestemming: wanneer de verwerking afhankelijk is van jouw voorafgaande toestemming.

Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, geldt daarnaast dat aan een afzonderlijke wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod moet worden voldaan.

7. Privacy op de zorgnota

Wanneer je een zorgnota ontvangt om een behandeling bij je zorgverzekeraar te declareren, kunnen daarop gegevens staan die voor de declaratie noodzakelijk zijn.

Het gaat om:

Naam, adres en woonplaats
Klantnummer en/of geboortedatum
Verzekering en/of polisnummer
Datum van de behandeling
Een korte omschrijving van de behandeling
Prestatiecode
Kosten van het consult

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de financiële administratie en de afhandeling van de declaratie, voor zover noodzakelijk.

8. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Hartwerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Cliëntendossiers

Voor cliëntendossiers hanteert Hartwerk de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar zoals opgenomen in de WGBO, voor zover deze wet op de behandeling van toepassing is.

Deze termijn wordt in beginsel berekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Wettelijke uitzonderingen kunnen aanleiding geven om gegevens korter of langer te bewaren.

Financiële administratie

Gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, worden in beginsel zeven jaar bewaard.

Contactgegevens en correspondentie

Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om vragen te beantwoorden, afspraken af te handelen en het contact te onderhouden, tenzij een andere bewaarplicht geldt.

Websitegegevens en cookies

De bewaartermijnen van cookies en vergelijkbare technieken worden beschreven in de cookieverklaring van Hartwerk.

9. Samenwerking met andere organisaties

Voor bepaalde werkzaamheden maakt Hartwerk gebruik van externe organisaties en dienstverleners.

In de bestaande privacyadministratie van Hartwerk worden de volgende partijen genoemd:

MijnDiad.nl: digitale patiënten- en cliëntenadministratie, voorzien vanaf 2027.
Google: diensten zoals websiteanalyse.
Facebook: diensten van Meta, voor zover deze door Hartwerk worden gebruikt.
Accountant/boekhouder: ondersteuning bij de financiële administratie.
Nul Vijf: technisch beheer en onderhoud van de website.

Wanneer deze organisaties namens Hartwerk persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten en passende afspraken gemaakt over de beveiliging en vertrouwelijkheid.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, wordt rekening gehouden met de wettelijke vereisten voor internationale gegevensdoorgifte.

Hartwerk verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

10. Privacy bij gebruik van de website

Wanneer je de website www.hartwerk.frl bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens worden verwerkt.

Dit kan onder andere gaan om:

IP-adres
Browsertype en apparaatgegevens
Bezochte pagina’s
Datum en tijdstip van het websitebezoek
Gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging en werking van de website

Deze gegevens kunnen worden gebruikt om de website goed en veilig te laten functioneren en om inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

11. Contactformulier en e-mail

Wanneer je via het contactformulier of per e-mail contact opneemt met Hartwerk, worden de gegevens verwerkt die je zelf verstrekt.

Dit kunnen bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht zijn.

Ik gebruik deze gegevens uitsluitend om je bericht te beantwoorden, een afspraak te maken of je verzoek af te handelen.

Omdat gewone e-mail en contactformulieren niet altijd geschikt zijn voor het veilig versturen van gevoelige medische informatie, raad ik je aan om uitgebreide medische gegevens niet ongevraagd via het contactformulier te verzenden.

12. Cookies en Google Analytics

De website van Hartwerk maakt gebruik van Google Analytics 4, een analysedienst van Google.

Hiermee krijg ik inzicht in het gebruik van de website, bijvoorbeeld hoeveel bezoekers de website ontvangt, welke pagina’s worden bekeken en hoe bezoekers door de website navigeren.

Tijdens een technische controle zijn de volgende Google Analytics-cookies aangetroffen:

_ga: wordt gebruikt om websitebezoekers van elkaar te onderscheiden.
_ga_JKVQDFQTE9: wordt gebruikt om sessiegegevens voor Google Analytics 4 bij te houden.

Google kan bij het aanbieden van deze dienst persoonsgegevens verwerken. Daarbij kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Voor cookies waarvoor toestemming verplicht is, wordt deze vooraf gevraagd via de cookiebanner op de website.

Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen en eerder gegeven toestemming intrekken via de cookie-instellingen.

Meer informatie hierover vind je in de cookieverklaring van Hartwerk.

13. Sociale media en externe websites

Op de website van Hartwerk kunnen verwijzingen staan naar externe websites en sociale media, zoals Facebook en Instagram.

Wanneer je op een link naar een externe website klikt, gelden de privacyvoorwaarden van de betreffende partij.

Hartwerk is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van externe websites die onafhankelijk van Hartwerk opereren.

Ik raad je aan om hun privacyverklaringen te lezen wanneer je gebruikmaakt van deze diensten.

14. Persoonsgegevens van kinderen en jongeren

Hartwerk biedt ook begeleiding aan kinderen en jongeren.

Daarom wordt extra zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens van minderjarigen.

Afhankelijk van de leeftijd, de aard van de behandeling en de toepasselijke wetgeving kan toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger noodzakelijk zijn.

Bij de verwerking van gegevens van kinderen en jongeren wordt rekening gehouden met hun eigen privacyrechten en de wettelijke regels over vertegenwoordiging en toestemming.

Gegevens over minderjarigen worden vertrouwelijk behandeld en niet zonder geldige grondslag verstrekt aan derden.

15. Beveiliging van persoonsgegevens

Hartwerk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde openbaarmaking.

Daarbij wordt rekening gehouden met de gevoeligheid van de gegevens, in het bijzonder gezondheidsgegevens en cliëntendossiers.

Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

16. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt, voor zover wettelijk van toepassing, het recht om:

Je persoonsgegevens in te zien.
Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Je persoonsgegevens te laten verwijderen.
De verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Je persoonsgegevens te laten overdragen aan jezelf of een andere organisatie.
Eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt hiervoor een verzoek sturen naar:

info@hartwerk.frl

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan ik vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

Wanneer een identiteitsbewijs noodzakelijk is, adviseer ik om een veilige kopie aan te leveren waarbij onder andere de pasfoto, het BSN, het documentnummer en de machineleesbare zone zijn afgeschermd, voor zover deze gegevens niet nodig zijn voor de controle.

Ik reageer in beginsel binnen één maand op je verzoek. Wanneer een verzoek complex is, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. Wanneer gegevens op grond van een wettelijke verplichting bewaard moeten blijven, kan een verzoek om verwijdering geheel of gedeeltelijk worden afgewezen.

17. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je vragen of klachten over de manier waarop Hartwerk met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact met mij op.

Ik probeer je vraag of klacht zo zorgvuldig mogelijk te behandelen.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

Meer informatie vind je op:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Hartwerk kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie van deze verklaring is beschikbaar op www.hartwerk.frl.

Ik raad je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

19. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of wil je gebruikmaken van jouw privacyrechten?

Neem dan contact op met: